Dans son aspect le plus conventionnel, la gestion des ventes se définit par une suite d’étapes: la prospection, la conclusion du contrat, la facturation et le service après-vente. A chacune de ces étapes correspond un ensemble de documents à réaliser afin d’assurer le bon déroulement logistique de la vente : l’Offre, la Commande, la Note d’envoi, la Facture, et au besoin la Note de crédit. Aucune entreprise même dotée d’une redoutable force de vente ne saurait être efficace si elle néglige le socle de ses compétences : l’aspect logistique des ventes ou ce que nous avons appelé le Cycle clients.

Le cycle clients, qu’il soit long ou court, amène donc aux responsables des ventes une série de tâches. Malheureusement, plus le nombre d’interventions humaines augmente, plus le risque d’erreur s’accroît.

C’est ainsi que le module de Gestion commerciale de Sage BOB 50 vous propose de gérer, de manière automatique, chaque étape du cycle clients: de l’Offre jusqu’à l’établissement de la Facture (voire la Note de crédit). La mise à disposition d’un ensemble d’options, combinées avec l’utilisation de l’interface de Sage BOB 50 vous permettra de gérer de manière optimale l’ensemble des étapes liées au cycle clients.

Ce guide pratique consacré à la gestion du Cycle clients a pour objectif de vous donner toutes les explications vous permettant d’exploiter au mieux cette fonctionnalité. Aussi, nous y aborderons les questions relatives à la configuration et au paramétrage du module ainsi que le regroupement des divers documents (dans un ordre logique de réalisation de ces documents). Nous terminerons par quelques cas pratiques.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, en première partie de ce guide, nous vous exposons les conventions typographiques utilisées tout au long de ce document.

Lorsqu’une entreprise utilise des contrats à facturation périodiques, la gestion adéquate de ceux-ci peut s’avérer longue et laborieuse.

Il est très important que chaque facture périodique soit créée à la bonne date, contiennent des données exactes, etc.

L’espace de travail de la Gestion des contrats de Sage BOB 50 offre la possibilité de traiter aussi bien une sélection que l’entièreté des factures périodiques de manière simple, rapide et efficace; et ce naturellement tout en s’adaptant à vos besoins.

De plus, les contrats s’adaptent parfaitement aux modifications de montants, ce qui joue un rôle particulièrement important au bon fonctionnement de la Gestion des contrats.

Pour cela, la Gestion des contrats prend en charge l’utilisation de Factures type, totalement paramétrables et personnalisables. Ces Factures type permettent la modification des contrats afin de toujours leur appliquer les montants corrects.